ساختارمند؛ مثل فرآیند انتقال دانش

انتقال دانش ساختارمند، فرآیند شناسایی، جذب و انتقال دانش ضمنی ارزشمند و غیرمستند حاصل از سال‌ها تجربه عملی است که در ذهن متخصصان و سایر افراد آگاه به کار ذخیره می‌شود. سازمان‌ها در انتقال دانش ساختار یافته برای تحقق اهداف زیر تلاش می‌کنند:

•     حفظ دانش مهم در هنگام بازنشستگی یا جابجایی کارکنان؛
•     حمایت از توسعه حرفه‌ای برای کارکنان در مسیر پیشرفت شغلی؛
•     بهبود چابکی و انعطاف‌پذیری کسب‌وکار از طریق بهبود دسترسی به دانش حیاتی.

نتایج انتقال دانش ساختاریافته می‌تواند بسیار ارزشمند باشد اما این فرآیند به خودی خود استقرار نمی‌یابد و نیازمند منابع است. 
برخی از دانش‌های ضمنی را می‌توان با ایجاد ارتباط بین مدیریت دانش و فرآیندهای سازمان به روش‌هایی به دست آورد که امکان تسهیم از یک نفر به گروهی از افراد را فراهم کند. مانند تدوین اسناد، ترسیم مدل‌های بصری و برگزاری دوره‌های آموزشی که در این موارد انتقال فردی به جمعی صورت می‌پذیرد. تیم KM برای این منظور نیازمند تسهیل‌کننده مناسبی است که اطلاعات کافی درباره موضوع کسب‌وکار و فرآیندهای آن را داشته باشد.
از سوی دیگر، برخی از دانش‌ها تنها می‌توانند به طور مستقیم از فردی به فرد دیگر منتقل شود. این رویکرد تجربه ارزشمندی برای هر دو طرف می‌باشد اما به علت زمان‌بر بودن، ممکن است در مقیاس کل سازمان قابل پیاده‌سازی نباشد.
 

به‌روش‌هایی برای انتقال دانش ساختارمند

کلید موفقیت در بکارگیری رویکردهایی که در ادامه بررسی می‌کنیم این است که در ابتدا بدانید چه محتوایی ارزش انتقال دارد و چه مواردی کم اهمیت هستند. پس از آن از موارد زیر که مهم‌ترین و ماندگارترین شیوه‌های APQC است، به یافتن روش مناسب ثبت یا انتقال ساختار یافته دانش بر اساس فرهنگ سازمانی خود بپردازید.

1. ایجاد نقشه دانش یا ممیزی آن؛ نقطه شروع 

از آنجایی که انتقال ساختار یافته دانش مستلزم زمان و تلاش قابل توجهی است، سازمان‌ها ابتدا باید تعداد محدودی از حوزه‌های حیاتی را که سرمایه‌گذاری در آن‌ها به ثمر می‌رسد را انتخاب کنند. بهترین راه برای انجام این کار از طریق:

•     ممیزی دانش: بررسی دارایی‌های دانشی و ارزیابی استراتژی مدیریت دانش؛
•     ایجاد نقشه دانش: طرح کلی از دانش ضمنی و صریح درگیر در هر مرحله از فرآیندها یا فعالیت‌های کلیدی کسب‌وکار.

این رویکردها را می‌توان بر اساس ابعاد سازمان در تمام بخش‌ها یا در سطح یک بخش به عنوان پایلوت بکار گرفت. هر دو رویکرد به مدیریت دانش و رهبران سازمان کمک می‌کنند تا بفهمند دانش مهم کجاست، چگونه جریان می‌یابد و مهم‌ترین موانع و شکاف‌هایی که باید برطرف شوند؛ کدام موارد هستند.
در حالی که این دو رویکرد را می‌توان به تنهایی استفاده کرد اما بهره‌گیری همزمان از هر دو مورد، جامع‌ترین و آگاهانه‌ترین مبنا را برای ارزیابی نیازها و فرصت‌های موجود جهت انتقال دانش ساختارمند ارائه می‌دهد. ممیزی دانش، تصویر بزرگ‌تری از استراتژی مدیریت دانش را به تصویر می‌کشد در حالی که نقشه‌های دانش ابزار تاکتیکی‌تر و عملی‌تری برای ارزیابی جریان دانش و یافتن شکاف‌ها ارائه می‌کنند. ممیزی‌های دانش برای تشخیص اینکه چه مشکلاتی را می‌خواهید حل کنید و چرا باید انتقال دانش ساختاریافته را انجام دهید بسیار مفید است اما نقشه‌های دانش برای تعیین دقیق مکان‌هایی که دانش حیاتی در آن نهفته است، چه کسی آن را دارد و چه کسی به آن نیاز دارد، بهتر است.

2. مقایسه و اولویت‌بندی فرصت‌های انتقال دانش

هنگامی که فهرستی از حوزه‌های حیاتی که در آن انتقال ساختار یافته دانش مورد نیاز است تهیه شد، گام بعدی اولویت‌بندی آن لیست است. باید توجه داشت که شما نمی‌توانید به یکباره با همه مشکلات مقابله کنید. مهم‌تر از آن، اگر کارکنانی که این دانش را دارند بازنشسته شوند یا سازمان را ترک کنند، برخی از فرصت‌ها برای کسب دانش ناپدید خواهد شد. همچنین برخی فرصت‌ها برای انتقال دانش دسترس‌پذیر‌ی بیشتری از سایر موارد خواهند داشت. به عبارتی سنگ بزرگ علامت به هدف نزدن هست و سعی کنید اهدافی کوچک اما کلیدی را انتخاب کنید!
ماتریس خطر از دست دادن دانش را به عنوان یک ابزار اولویت‌بندی ساده، مؤثر و جامع توصیه می‌کنیم. این ماتریس به شناسایی حوزه‌های دانشی کمک می‌کند که در معرض بالاترین خطر از دست دادن هستند و برای مستندسازی یا انتقال حیاتی‌تر می‌باشند. پر کردن ماتریس با ذینفعان تجاری (به عنوان مثال، مدیران و کارشناسان موضوع) به صرفه‌جویی زمان، منابع و تلاش مورد نیاز برای انجام انتقال ساختارمند دانش کمک می‌کند.

3. ایجاد تنوع در رویکردها

راه‌های زیادی برای انتقال دانش ساختارمند وجود دارد. در حالی که همه رویکردها می توانند کارساز باشند اما برخی از آن‌ها بسته به نیاز انتقال دانش، متخصص و فرهنگ سازمان بهتر از سایرین عمل می‌کنند. APQC به تیم‌های مدیریت دانش توصیه می‌کند که به دقت در مورد اینکه کدام رویکرد برای هر سناریوی انتقال دانش مناسب‌تر است، تحلیل داشته باشند چرا که انتخاب رویکرد نادرست می‌تواند منجر به مشکلات زیادی برای جایگاه مدیریت دانش و ذینفان کسب‌وکار می‌شود.
رویکردهای استخراج ساختارمند را بر اساس ماتریس خطر و تهدیدها و فرصت‌های موجود تعریف کنید.

4. تعریف فرآیندهای انتقال دانش به عنوان رویدادهایی با محدودیت زمانی

انتقال دانش ساختاریافته مستلزم آن است که مشارکت کنندگان زمانی را به دور از وظایف شغلی عادی خود اختصاص دهند. برای موفقیت این رویکرد، تیم KM باید محدودیت‌ها و الزامات هر تعامل را مشخص کند. باید توجه داشت که متقاعد کردن کارشناسان برای مشارکت و متقاعد کردن مدیران آن‌ها برای حمایت از مشارکت پرسنل زمانی که اهداف، جدول زمانی و تعهدات در یک طرح به‌صورت واضح مشخص شده، بسیار ساده‌تر است.
همچنین مهم است که زمان و مکان مناسب جهت ایفای نقش درست تعاملات دانش‌محور ایجاد کنند تا انتقال دانش به بهترین شکل رقم بخورد. افرادی که از تجارب مطرح شده یاد گرفته و آن را بکار می‌گیرند، گیرنده‌های منفعل نیستند و سؤالاتی برای شفافیت آنچه به اشتراک گذاشته شده است، خواهند داشت. این بازخورد باید در فرآیند انتقال ادغام شود تا اطمینان از اشتراک منطقی همه اطلاعات مورد نیاز استفاده‌کنندگان از این تجارب توسط خبرگان یا منابع دانشی حاصل شود.

5. تقدیر از متخصصان و ذینفعان مشارکت کننده

مهم نیست که کدام رویکرد را انتخاب می‌کنید اما آگاه باشید که انتقال دانش ساختارمند در ابتدای مسیر و تا زمانیکه به فرآیند و فرهنگ ثابت کاری تبدیل نشده، یک درخواست بزرگ برای هر متخصص است. این کار به زمان و تفکر نیاز دارد و برای برخی به عنوان یک تهدید بالقوه در مورد جایگاه شغلی آن‌ها به نظر می رسد. همواره خود را برای پاسخ به این سوال آماده کنید که آیا از دانش من استفاده می‌کنند تا بتوانند جایگزین من شوند؟!
 بنابراین، مهم است که اقدامات صورت گرفته در زمینه انتقال دانش را به عنوان یک فرصت خاص و دلیلی برای جشن قرار دهیم. راه‌های زیادی برای انجام این کار وجود دارد، از جمله:

•     معرفی افراد در سازمان (به عنوان مثال انتشار برترین‌ها در خبرنامه، معرفی افراد در شبکه داخلی شرکت یا برگزاری جلساتی با حضور مدیران ارشد)؛
•     یادداشت‌های تقدیر برای شخص نویسنده دانش از رهبران ارشد و مطالعه کنندگان دانش؛
•     جوایز (از جمله جوایز مادی یا معنوی و همچنین نشان‌های مجازی در سامانه‌های شرکت برای افراد)؛
•     تعریف یک نقش و برنامه همکاری رسمی.

تیم‌های مدیریت دانش می‌توانند با همکاری ذینفعان کسب‌وکار در سطوح مختلف سازمان، راه‌هایی برای تجلیل از کارشناسان به روش‌هایی که برای آن‌ها معنادارتر است، بیابند. همواره توجه داشته باشید بسیاری از کارشناسان دوست دارند از طریق ارتباطات شرکتی و مراسم رسمی مورد تقدیر قرار گرفته و شناخته شوند اما برخی در کانون توجه احساس ناراحتی کرده و ترجیح می‌دهند این قدردانی‌ها حالت خصوصی و شخصی داشته باشد.

6. تعامل با واحد آموزش برای ادغام مدیریت دانش با چرخه زندگی کارکنان

انتقال ساختارمند دانش زمانی بهترین بهره‌وری را دارد که با چرخه عمر کاری افراد همسو باشد. هدف این است که دانش از افراد متخصص و آگاه به سایرین منتقل شود اما باید توجه داشت که دریافت‌کنندگان دانش در جایگاه مناسب شغلی خود باشند. به بیانی دیگر نیاز است طبقه‌بندی و زمانبندی برای انتقال دانش به صورتی باشد که افراد متناسب با جایگاه خود به آن دسترسی داشته و با پراکندگی مطالب غیرکاربردی روبرو نشوند. برخی از بهترین تیم‌های انتقال دانش شامل سطوح مختلف تجربه هستند اما باید در مورد زمان کسب و انتشار تجارب آگاهانه برنامه‌ریزی کرد.
بهترین رویکرد تعامل با تیم‌های منابع انسانی و آموزش برای ادغام انتقال دانش در نردبان‌های پیشرفت و ارتقاء شغلی است. این یک فرآیند استاندارد را ایجاد می‌کند که از طریق آن یادگیرندگان در آموزش پذیرترین زمان به منابع دانش دسترسی پیدا می‌کنند و رغبت برای کسب تجارب به بالاترین میزان خود خواهد رسید. همواره همکاری با واحد آموزش در تمام اقدامات برای انتقال دانش ساختارمند توصیه می‌شود زیرا این گروه می‌تواند در نیازسنجی و تعریف دانش پایه برای رشد کارمندان کمک کند.
سخن پایانی
انتقال دانش ساختارمند از نظر برنامه‌ریزی، زمان و تلاش مورد نیاز برای ایجاد فرآیند متناسب، در رده بالای رویکردهای مدیریت دانش قرار دارد اما زمانی که به درستی انجام و در فرصت‌های مناسب به کار گرفته شود، نتایجی را ایجاد می‌کند که به هیچ طریق دیگری نمی‌توان به آن دست یافت.


منبع:
Understanding Structured Knowledge Transfer, January 28, 2022