نگهداری و تعمیرات دانش؛ دانشی که اگر به‌روز نشود، فرسوده می‌شود

ساختن، پایان کار نیست. در یک سازه، حتی اگر طراحی دقیق باشد و اجرا مطابق نقشه انجام شده باشد، نگهداری و تعمیرات همچنان بخشی از چرخه عمر آن است. سازه در طول زمان در معرض بارگذاری، شرایط محیطی، خوردگی، فرسایش و تغییرات قرار می‌گیرد و اگر به‌موقع بررسی نشود، ممکن است ضعف‌هایی شکل بگیرند که در ابتدا دیده نمی‌شوند. دانش سازمان نیز وضعیتی مشابه دارد؛ دانشی که زمانی درست و کارآمد بوده، لزوماً برای همیشه به همان اندازه معتبر و قابل استفاده باقی نمی‌ماند.
دانش نیز فرسوده می‌شود
سازمان‌ها معمولاً برای تولید، جمع‌آوری و ثبت دانش انرژی زیادی صرف می‌کنند، اما کمتر به این پرسش توجه می‌شود که بعد از ثبت، چه اتفاقی برای آن دانش می‌افتد. یک دستورالعمل ممکن است تغییر کند، یک فناوری جایگزین شود، یک فرایند بازطراحی شود یا تجربه‌ای که سال‌ها پیش راهگشا بوده، دیگر با شرایط امروز تناسب نداشته باشد. اگر این دانش بدون بازبینی در مخزن سازمان باقی بماند، ممکن است به‌جای ایجاد ارزش، به منبع تصمیم‌های نادرست تبدیل شود.
فرسودگی همیشه قابل مشاهده نیست
گاهی یک دانش قدیمی در قالب استفاده از روش‌های منسوخ، تکرار یک خطای شناخته‌شده، اجرای فرایندی که دیگر با شرایط سازمان هماهنگ نیست یا وابستگی مداوم به یک فرد متخصص خود را نشان می‌دهد. درست مانند سازه‌ای که ممکن است از بیرون پایدار به نظر برسد، اما در بخشی از آن خوردگی یا ضعف تدریجی شکل گرفته باشد، دانش سازمان نیز می‌تواند بدون آنکه فوراً دیده شود، کارایی خود را از دست بدهد.
دانش یک چرخه عمر دارد
 دانش از مرحله شناسایی و تولید آغاز می‌شود و سپس ثبت، اعتبارسنجی، اشتراک‌گذاری و استفاده می‌شود؛ اما این چرخه با استفاده از دانش به پایان نمی‌رسد. دانش باید در بازه‌های زمانی مشخص بازبینی شود تا مشخص شود همچنان معتبر است، نیاز به اصلاح دارد یا باید از چرخه استفاده خارج شود. بنابراین، مدیریت دانش فقط مدیریت آنچه باید نگهداری شود نیست؛ مدیریت آنچه دیگر نباید به شکل قبلی نگهداری شود نیز هست.
ثبت دانش با حفظ دانش تفاوت دارد
 ثبت، دانش را در یک نقطه قابل دسترس قرار می‌دهد؛ اما حفظ واقعی دانش به معنای زنده نگه‌داشتن اعتبار و قابلیت استفاده آن است. اگر محتوایی در سامانه مدیریت دانش ثبت شود اما سال‌ها بدون مالک، تاریخ بازبینی و فرایند به‌روزرسانی باقی بماند، از نظر فنی ثبت شده است، اما از منظر مدیریت دانش لزوماً حفظ نشده است.
هر دانش مهم، به یک متولی نیاز دارد
 برای جلوگیری از انباشت دانش منسوخ، لازم است تا حد امکان برای محتواهای کلیدی، مالک یا متولی مشخص شود؛ فرد یا واحدی که بتواند اعتبار محتوا را بررسی کند و در صورت تغییر شرایط، آن را اصلاح یا برای بازنگری ارجاع دهد. در کنار مالکیت، تاریخ ثبت، تاریخ آخرین بازبینی، وضعیت اعتبار و ارتباط دانش با فرایند مربوط نیز اهمیت دارد. همین جزئیات ساده هستند که یک مخزن اسناد را از یک نظام مدیریت دانش متمایز می‌کنند.
تجربه هم نیازمند بازبینی است
 موضوع فقط اسناد و دستورالعمل‌ها نیست. تجربه‌های خبرگان نیز می‌توانند به مرور زمان نیازمند بازنگری شوند. ممکن است یک راهکار در گذشته بهترین پاسخ به یک مسئله بوده باشد، اما با تغییر تجهیزات، فناوری، مقررات یا روش‌های کاری، دیگر کارایی قبلی را نداشته باشد. بنابراین، تجربه‌نگاری نباید به معنای منجمد کردن تجربه در یک فایل باشد؛ تجربه باید همراه با زمینه‌ای که در آن شکل گرفته ثبت شود تا مشخص باشد در چه شرایطی قابل استفاده است و چه زمانی نیاز به بازنگری دارد.
 

حذف هم بخشی از مدیریت دانش است
 همان‌طور که در نگهداری سازه، حذف بخش‌های آسیب‌دیده یا مصالح نامناسب می‌تواند از گسترش خرابی جلوگیری کند، در مدیریت دانش نیز حذف، ادغام یا علامت‌گذاری محتوای منسوخ می‌تواند از انتشار اطلاعات نادرست جلوگیری کند. وجود حجم زیادی از محتوا الزاماً نشانه بلوغ مدیریت دانش نیست. گاهی یک مخزن کوچک اما معتبر، از مجموعه‌ای بزرگ و انباشته از محتوای قدیمی ارزش بیشتری دارد.
فناوری، نگهداری دانش را امکان‌پذیرتر می‌کند
 سامانه مدیریت دانش می‌تواند امکان ثبت نسخه‌های جدید، تعیین متولی، یادآوری زمان بازبینی، دسته‌بندی محتوا و کنترل وضعیت دانش را فراهم کند؛ اما به‌تنهایی نمی‌تواند مسئله را حل کند. اینکه چه دانشی باید بازبینی شود، چه کسی مسئول آن است و بر چه اساسی اعتبار آن تأیید می‌شود، به فرایند و حاکمیت دانش وابسته است. ابزار می‌تواند فرایند را پشتیبانی کند، اما نمی‌تواند جایگزین آن شود.
تغییر، دانش را هم تحت تأثیر قرار می‌دهد
 در محیط‌هایی که فناوری، مقررات، تجهیزات، روش‌های اجرایی یا مدل‌های کسب‌وکار مرتب تغییر می‌کنند، فاصله میان «دانش معتبر» و «دانش قدیمی» می‌تواند بسیار کوتاه باشد. در چنین شرایطی، مدیریت دانش باید بتواند تغییرات را دنبال کند و اثر آن‌ها را بر دانش موجود تشخیص دهد. هر تغییر مهم در فرایندهای سازمانی می‌تواند این پرسش را ایجاد کند که کدام دانش باید اصلاح، تکمیل یا بازنشسته شود.
نگهداری پیشگیرانه، از خطاهای دانشی جلوگیری می‌کند
 همان‌طور که در مهندسی، نگهداری پیشگیرانه معمولاً از رسیدن تجهیزات و سازه‌ها به مرحله خرابی جلوگیری می‌کند، در مدیریت دانش نیز بازبینی دوره‌ای می‌تواند پیش از آنکه یک محتوای منسوخ به تصمیمی اشتباه منجر شود، فرصت اصلاح آن را فراهم کند. در این نگاه، مدیریت دانش فقط واکنش به خطاهای گذشته نیست؛ بلکه ابزاری برای پیشگیری از خطاهای آینده نیز محسوب می‌شود.
ارزش دانش به اعتبار آن وابسته است
 شاید یکی از مهم‌ترین نشانه‌های بلوغ مدیریت دانش این نباشد که سازمان چه تعداد سند، تجربه یا رکورد دانشی در اختیار دارد؛ بلکه این باشد که چه میزان از آنچه در اختیار دارد، هنوز قابل اتکا و قابل استفاده است. دانش نیز مانند هر دارایی دیگری نیازمند مراقبت است؛ باید بررسی شود، آزموده شود، به‌روزرسانی شود و گاهی حتی کنار گذاشته شود.
سازمان دانشی، حافظه زنده می‌سازد
سازمانی که فقط دانش را جمع‌آوری می‌کند، یک آرشیو می‌سازد؛ اما سازمانی که اعتبار دانش را در طول زمان مدیریت می‌کند، حافظه‌ای زنده ایجاد می‌کند. تفاوت این دو شاید در ظاهر کوچک باشد، اما در لحظه تصمیم‌گیری می‌تواند تعیین‌کننده باشد. مسئله فقط این نیست که سازمان چه می‌داند؛ مسئله این است که آیا آنچه می‌داند، هنوز برای امروز درست است؟